Sistem tata pamong berjalan secara efektif melalui mekanisme yang disepakati bersama, serta dapat memelihara dan mengakomodasi semua unsur, fungsi, dan peran dalam program studi. Tata pamong didukung dengan budaya organisasi yang dicerminkan dengan ada dan tegaknya aturan, tatacara pemilihan pimpinan, etika dosen, etika mahasiswa, etika tenaga kependidikan, sistem penghargaan dan sanksi serta pedoman dan prosedur pelayanan (administrasi, perpustakaan, laboratorium, dan studio). Sistem tata pamong (input, proses, output dan outcome serta lingkungan eksternal yang menjamin terlaksananya tata pamong yang baik) harus diformulasikan, disosialisasikan, dilaksanakan,  dipantau dan dievaluasi dengan peraturan dan prosedur yang jelas.

Sistem tata pamong Sekolah Tinggi Keguruan dan Ilmu Pendidikan (STKIP) Weetebula, tercermin dari berbagai aturan beserta pedoman dan struktur organisasi yang dimiliki. Aturan-aturan yang digunakan sebagai pedoman pelaksanaan tata pamong tercantum dalam Buku Tata Tertib Akademik dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Kredit Semester STKIP Weetebula

Struktur organisasi Program StudiPendidikan Fisika STKIP Weetebula disusun dengan menekankan prinsip efisiensi, dan menunjukkan alur wewenang, tanggung jawab tata pamong sebagai  salah satu kelanjutan pengembangan dengan tolak ukur yang dapat dilihat melalui: pembagian tugas, wewenang dan garis konsultasi dan koordinatif yang jelas.

Ketua Program Studi sesuai dengan Buku Pedoman Akademik dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Kredit Semester STKIP Weetebula pasal 12 memiliki fungsi yaitu

  1. menyusun program pendidikan dan pengajaran dalam sebagian atau satu cabang ilmu, teknologi, dan kesenian tertentu.
  2. Melaksanakan program pendidikan dan pengajaran.
  3. Memonitor dan mengevaluasi pelaksanaan pendidikan dan pengajaran.
  4. Mengkoordinasikan sekretaris dalam hal pelaksanaan ujian.
  5. Melaksanakan evaluasi dan pengembangan kurikulum
  6. Menyusun program penelitian untuk pengembangan sebagian atau satu cabang ilmu, teknologi dan seni tertentu.
  7. Merencanakan dan mengatur kegiatan pelaksanaan pengabdian pada masyarakat pada satu cabang ilmu, teknologi dan kesenian tertentu.
  8. Mengawasi dan mengevaluasi pelaksanaan pengabdian pada masyarakat.
  9. Mengembangkan dan memasyarakatkan teknologi tepat guna.
  10. Menyusun program pembinaan dan pengembangan tenaga pengajar dan tenaga peneliti.
  11. Mengusulkan dosen pembimbing akademik dan dosen pembimbing penelitian mahasiswa.
  12. Memberi penilaian kinerja dosen (DP3).
  13. Memberikan penilaian angka kredit untuk kenaikan jabatan fungsional dosen.

Sekretaris Program Studi sesuai dengan Buku Tata Tertib Akademik dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Kredit Semester STKIP Weetebula pasal 13 memiliki fungsi yaitu

  1. Menyusun dan mengusulkan daftar nama pengajar dan jadwal perkuliahan setiap semester kepada Ketua Program Studi.
  2. Melaksanakan administrasi Program Studi.
  3. Membantu pelaksanaan program pendidikan dan pengajaran.
  4. Melaksanakan pengumuman hasil ujian dan evaluasi keberhasilan studi mahasiswa.
  5. Menyusun jadwal dan tata tertib penggunaan laboratorium/studio untuk pendidikan dan penelitian.
  6. Merencanakan dosen pembimbing akademik dan dosen pembimbing bagi penelitian mahasiswa.
  7. Mewakili Ketua Program Studi apabila Ketua Program Studi berhalangan.

Selain itu, satu unsur lain yang sangat menentukan kehidupan sebuah lembaga pendidikan Tinggi adalah Dosen. Adapun tugas dosen sebagaimana yang tercantum dalam Buku Tata Tertib Akademik dan Pedoman Pelaksanaan Sistem Kredit Semester STKIP Weetebula, pasal 19 adalah sebagai berikut;

  1. Melaksanakan dan mengevaluasi kegiatan instruksional dalam disiplin ilmu yang menjadi tanggung jawabnya.
  2. Mengembangkan  bidang keahlian atau ilmunya.
  3. Merencanakan dan melaksanakan penelitiannya.
  4. Menerapkan hasil-hasil penelitian untuk pengembangan kegiatan  konstruksional dan kepentingan masyarakat.
  5. Memanfaatkan hasil pengabdian pada masyarakat sebagai umpan balik untuk mengembangkan pelaksanaan Tri Dharma Perguruan Tinggi.
  6. Memberikan bimbingan dan pengarahan kepada mahasiswa dalam kegiatan proses belajar mengajar.